Dalam kegiatan ekspor dan impor, fumigasi bukan sekadar proses memberikan perlakuan terhadap komoditas atau kemasan untuk mengendalikan organisme pengganggu. Fumigasi merupakan salah satu bagian penting dalam memastikan barang memenuhi persyaratan karantina dan dapat diterima di negara atau wilayah tujuan.

Bagi eksportir maupun importir, memilih perusahaan fumigasi yang tepat menjadi semakin penting seiring dengan penerapan regulasi dan sistem digital dalam pelaksanaan layanan fumigasi.

Saat ini, pelaksanaan fumigasi untuk kebutuhan karantina tidak cukup hanya dengan mencari perusahaan yang menawarkan harga paling murah. Pelaku usaha perlu memastikan bahwa perusahaan fumigasi yang dipilih mampu melaksanakan pekerjaan sesuai ketentuan, menggunakan sistem yang dipersyaratkan, serta melaksanakan fumigasi pada tempat yang telah ditentukan oleh otoritas karantina.

Lalu, apa saja yang perlu diperhatikan?

1. Pastikan Perusahaan Memahami Regulasi Karantina

Hal pertama yang harus diperhatikan adalah pemahaman perusahaan fumigasi terhadap regulasi yang berlaku.

Fumigasi untuk kebutuhan ekspor maupun impor memiliki persyaratan yang berbeda dengan fumigasi biasa untuk pengendalian hama di gudang, rumah, gedung, atau fasilitas lainnya.

Perusahaan fumigasi harus memahami aspek seperti:

• Persyaratan karantina untuk komoditas atau kemasan.
• Jenis fumigan yang dipersyaratkan.
• Dosis dan waktu pemaparan.
• Persyaratan keselamatan kerja.
• Prosedur aerasi atau ventilasi.
• Pengukuran konsentrasi fumigan.
• Dokumentasi hasil pelaksanaan fumigasi.
• Persyaratan penerbitan sertifikat atau dokumen fumigasi.
• Ketentuan lokasi pelaksanaan fumigasi yang ditetapkan oleh otoritas karantina.

Perusahaan yang memahami regulasi akan lebih mampu mengantisipasi potensi masalah sebelum fumigasi dilaksanakan.

2. Pastikan Pelaksanaan Terintegrasi dengan Aplikasi FumiTrust

Salah satu hal yang perlu diperhatikan oleh eksportir dan importir saat ini adalah penggunaan sistem digital dalam pelaksanaan layanan fumigasi.

Dalam pelaksanaan fumigasi untuk kepentingan karantina, proses administrasi dan pelaporan dilakukan melalui FumiTrust, sehingga perusahaan fumigasi tidak hanya dituntut mampu melakukan fumigasi secara teknis, tetapi juga harus mampu menjalankan proses administrasi melalui sistem tersebut.

Hal ini penting karena data yang dimasukkan ke dalam sistem harus sesuai dengan kondisi sebenarnya di lapangan.

Kesalahan dalam memasukkan informasi seperti:

• Identitas pengguna jasa;
• Komoditas;
• Jumlah atau volume;
• Lokasi;
• Jenis fumigan;
• Dosis;
• Waktu pelaksanaan;
• Parameter fumigasi; dan
• Informasi lainnya

dapat menyebabkan proses administrasi menjadi lebih panjang atau bahkan menimbulkan masalah pada saat pemeriksaan.

Karena itu, pilih perusahaan yang tidak hanya mengatakan “bisa fumigasi”, tetapi benar-benar memahami alur pelaksanaan fumigasi melalui sistem yang dipersyaratkan.

3. Perhatikan Lokasi Pelaksanaan Fumigasi

Ini merupakan salah satu hal yang sering kurang diperhatikan oleh eksportir dan importir.

Fumigasi untuk kepentingan karantina tidak selalu dapat dilakukan di sembarang lokasi. Terdapat tempat atau fasilitas yang telah ditentukan sesuai dengan ketentuan dan pengawasan otoritas karantina.

Artinya, sebelum memilih perusahaan fumigasi, pastikan terlebih dahulu:

Di mana fumigasi akan dilakukan?

Jangan sampai perusahaan menawarkan harga yang murah, tetapi lokasi yang digunakan tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku sehingga pada akhirnya proses pemeriksaan atau penerbitan dokumen menjadi bermasalah.

Perusahaan fumigasi yang profesional seharusnya dapat memberikan informasi yang jelas mengenai lokasi pelaksanaan, alur kedatangan barang, proses fumigasi, hingga tahapan setelah fumigasi selesai.

4. Jangan Hanya Membandingkan Harga

Harga memang penting dalam menentukan vendor, tetapi harga seharusnya bukan satu-satunya pertimbangan.

Fumigasi dengan harga paling murah belum tentu menjadi pilihan paling ekonomis jika kemudian terjadi:

• Penundaan pengiriman.
• Dokumen tidak sesuai.
• Fumigasi harus diulang.
• Barang tertahan karena persyaratan karantina tidak terpenuhi.
• Biaya tambahan akibat perubahan jadwal.
• Komplain dari buyer di negara tujuan.

Dalam kegiatan ekspor dan impor, keterlambatan satu kontainer saja dapat menimbulkan biaya yang jauh lebih besar dibandingkan selisih harga jasa fumigasi.

Karena itu, pertimbangkan total biaya dan risiko, bukan hanya harga jasa fumigasi.

5. Pastikan Perusahaan Memiliki Tenaga yang Kompeten

Fumigasi merupakan pekerjaan yang membutuhkan pengetahuan teknis dan aspek keselamatan yang tinggi, terutama apabila menggunakan fumigan yang bersifat toksik.

Perusahaan fumigasi yang profesional harus memiliki personel yang memahami:

• Karakteristik fumigan.
• Perhitungan volume ruang atau komoditas.
• Perhitungan dosis.
• Teknik aplikasi fumigan.
• Pengukuran konsentrasi.
• Monitoring selama proses fumigasi.
• Prosedur aerasi.
• Penggunaan alat pelindung diri.
• Penanganan kondisi darurat.
• Persyaratan keselamatan kerja.

Jangan ragu untuk menanyakan siapa yang akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan fumigasi dan bagaimana prosedur kerja mereka.

Perusahaan yang profesional biasanya dapat menjelaskan proses tersebut secara terbuka dan sistematis.

6. Perhatikan Kelengkapan Dokumentasi

Dalam kegiatan ekspor dan impor, pekerjaan belum tentu selesai ketika proses fumigasi selesai.

Dokumentasi merupakan bagian yang sangat penting.

Pastikan perusahaan dapat memberikan dokumen yang diperlukan sesuai dengan jenis pekerjaan dan persyaratan yang berlaku.

Dokumen tersebut dapat mencakup data pelaksanaan fumigasi, informasi fumigan, dosis, waktu pemaparan, hasil monitoring, proses aerasi, hingga sertifikat atau dokumen terkait lainnya sesuai ketentuan.

Dokumen yang rapi akan membantu eksportir maupun importir ketika melakukan proses administrasi, pemeriksaan, maupun apabila buyer di negara tujuan meminta bukti pelaksanaan fumigasi.

7. Pilih Perusahaan yang Responsif

Dalam kegiatan ekspor dan impor, jadwal sering kali berubah dengan cepat.

Kapal dapat berubah jadwal, kontainer dapat terlambat, stuffing dapat mengalami perubahan, atau pemeriksaan dapat dilakukan pada waktu tertentu.

Karena itu, respons perusahaan fumigasi juga menjadi faktor penting.

Perusahaan yang baik bukan hanya mampu melakukan fumigasi, tetapi juga mampu berkomunikasi dengan baik mengenai:

Kapan barang siap → kapan fumigasi dilakukan → di mana fumigasi dilakukan → kapan proses selesai → kapan dokumen tersedia.

Komunikasi yang jelas dapat mengurangi risiko miskomunikasi antara eksportir, importir, perusahaan fumigasi, transporter, dan pihak karantina.

8. Pastikan Prosedurnya Jelas Sejak Awal

Sebelum menyetujui pekerjaan, mintalah perusahaan menjelaskan alur pelaksanaannya.

Setidaknya eksportir atau importir harus mengetahui:

1. Data apa saja yang harus disiapkan.
2. Di mana barang harus dibawa.
3. Kapan fumigasi dilakukan.
4. Jenis fumigan yang digunakan.
5. Bagaimana proses pengukuran dan monitoring.
6. Berapa lama proses fumigasi.
7. Bagaimana proses aerasi.
8. Bagaimana proses pelaporan melalui sistem.
9. Dokumen apa yang akan diterima.
10. Apa yang harus dilakukan apabila terjadi perubahan jadwal atau kondisi di lapangan.

Semakin jelas alurnya sejak awal, semakin kecil kemungkinan terjadi masalah di kemudian hari.

Fumigasi Bukan Sekadar Menyemprotkan Fumigan

Masih ada anggapan bahwa fumigasi hanyalah proses memasukkan fumigan ke dalam ruangan atau kontainer.

Untuk kebutuhan ekspor dan impor, prosesnya jauh lebih kompleks.

Fumigasi merupakan rangkaian kegiatan yang melibatkan perencanaan, persiapan, penghitungan dosis, aplikasi, monitoring konsentrasi, pemaparan, aerasi, keselamatan kerja, dokumentasi, pelaporan, serta pemenuhan persyaratan karantina.

Karena itu, memilih perusahaan fumigasi seharusnya dilakukan seperti memilih partner dalam rantai pasok, bukan sekadar memilih vendor berdasarkan harga.

Checklist Memilih Perusahaan Fumigasi

Sebelum menentukan perusahaan fumigasi, eksportir atau importir dapat menggunakan checklist sederhana berikut:

• Perusahaan memahami regulasi karantina yang berlaku.
• Perusahaan memahami penggunaan sistem FumiTrust.
• Lokasi pelaksanaan fumigasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
• Memiliki personel yang kompeten.
• Memiliki prosedur kerja yang jelas.
• Menggunakan peralatan monitoring yang sesuai.
• Memiliki prosedur keselamatan kerja.
• Dapat memberikan dokumentasi pelaksanaan fumigasi.
• Dapat menjelaskan alur penerbitan dokumen fumigasi.
• Responsif terhadap perubahan jadwal.
• Memiliki pengalaman menangani kebutuhan ekspor dan impor.
• Tidak hanya menawarkan harga murah, tetapi memberikan kepastian proses.

Kesimpulan

Memilih perusahaan fumigasi untuk kebutuhan ekspor dan impor tidak seharusnya hanya didasarkan pada pertanyaan:

“Berapa harga fumigasinya?”

Pertanyaan yang lebih penting adalah:

“Apakah perusahaan tersebut mampu memastikan proses fumigasi saya memenuhi persyaratan yang berlaku dari awal sampai dokumen selesai?”

Dengan adanya penerapan sistem seperti FumiTrust dan ketentuan mengenai lokasi pelaksanaan fumigasi, eksportir dan importir perlu memilih perusahaan fumigasi yang benar-benar memahami regulasi, prosedur teknis, administrasi digital, keselamatan kerja, serta kebutuhan rantai pasok.

Pada akhirnya, perusahaan fumigasi yang tepat bukan hanya membantu membasmi organisme pengganggu, tetapi juga membantu mengurangi risiko penolakan, keterlambatan, dan masalah dokumen dalam proses perdagangan internasional.

Karena dalam ekspor dan impor, fumigasi bukan hanya tentang bagaimana barang difumigasi, tetapi bagaimana memastikan seluruh prosesnya sesuai, terdokumentasi, dan dapat dipertanggungjawabkan.